E-Rechnungspflicht für Unternehmen ab 2025

 Zum 1. Januar 2025 tritt die gesetzliche Pflicht zur Nutzung der E-Rechnung für den B2B-Bereich (Business-to-Business) in Kraft.  Die Änderungen betreffen alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Dienstleistungen und Waren an andere Unternehmen in Deutschland verkaufen. 

Warum werden E-Rechnungen eingeführt? 

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil einer europaweiten Strategie zur Digitalisierung und Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse im Unternehmensumfeld. 

Die Ziele sind: 

• Erhöhung der Transparenz und Steuerkontrolle: Durch die Standardisierung der Rechnungsstellung wird es für Finanzbehörden einfacher, Umsatzsteuerbetrug und Steuerhinterziehung zu bekämpfen. 

• Effizienzsteigerung im Rechnungswesen: Mit E-Rechnungen lassen sich Arbeitsprozesse schneller und fehlerfreier gestalten. Die manuelle Erfassung und Archivierung entfällt weitgehend, was sowohl Zeit als auch Kosten spart. 

• Harmonisierung im EU-Raum: Viele europäische Länder haben bereits E-Rechnungsanforderungen im öffentlichen und teils auch im B2B-Sektor umgesetzt. Die Vereinheitlichung von Rechnungsstandards und -formaten schafft grenzübergreifende Synergien und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb der EU. 

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen 

Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile für die Geschäftspraxis: 

• Kosteneinsparungen: E-Rechnungen reduzieren den Aufwand für Druck, Versand und manuelle Verarbeitung. Dies führt zu direkten Einsparungen bei Papier-, Porto- und Bearbeitungskosten. 

• Schnellere Zahlungseingänge: Die Automatisierung und Standardisierung sorgen dafür, dass Rechnungen schneller verarbeitet und genehmigt werden können. Dies beschleunigt den Zahlungsfluss und verbessert die Liquidität. 

• Fehlerminimierung und Compliance: E-Rechnungen sind durch das strukturierte Format weniger fehleranfällig. Die digitalen Übermittlungen machen das Risiko von Eingabefehlern und Rückfragen geringer, was den gesamten Prozess effizienter und rechtskonform gestaltet. 

• Nachhaltigkeit und Umweltschutz: Der Verzicht auf Papier- und Druckmaterialien trägt durch die Nutzung digitaler Rechnungen aktiv zur Nachhaltigkeit bei, indem er natürliche Ressourcen schont und die Umweltbelastung reduziert. 

Was ist ab dem 1. Januar 2025 zu beachten? 

Dies bedeutet, dass ab 2027 bzw. 2028 Rechnungen entweder als XML-Format nach dem Standard ZUGFeRD oder im XRechnung-Format übermittelt werden müssen. Die herkömmliche Papierrechnung oder PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten wird im B2B-Bereich damit ab 2028 für niemanden mehr zulässig sein.

Ausgenommen von dieser Regelung im B2B-Bereich sind Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro). Diese müssen nicht verpflichtend als E-Rechnung ausgestellt werden, sondern dürfen weiterhin als „sonstige Rechnungen“, also als PDF-Datei und in Papierform übermittelt werden. 

Unsere Empfehlung im Umgang mit E-Rechnungen 

Da viele Unternehmer:innen nun vor der Herausforderung stehen, wie genau sie E-Rechnungen ab dem 1.1.2025 empfangen und verarbeiten können, informieren wir über die Möglichkeit, das kostenfreie E-Rechnungsportal vom Land Schleswig-Holstein zu nutzen. 

Außerdem unterstützt die BTR SUMUS gerne mit ihrer Expertise im Bereich IT-Tool Beratung, um für jedes Unternehmen individuelle Lösungen zu finden, auch in Fragen der E-Rechnungsumstellung! 

Fazit 

Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Unternehmen, die rechtzeitig ihre Systeme anpassen, profitieren nicht nur von der gesetzeskonformen Umsetzung, sondern auch von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung. Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung und Prozessoptimierung im deutschen und europäischen Unternehmensumfeld.